Budget delle spese generali: metodi per l’elaborazione e supporto proveniente dalla contabilità generale

Introduzione

Nel corso della predisposizione di un budget, le spese generali, c.d. “overall expenses” o “general expenses”, vengono spesso lasciate per ultime dopo la stesura del budget delle vendite, dei costi del venduto e dei costi del personale. Essendo servizi residuali sono generalmente di importi più esigui rispetto alle macroaree precedenti e occupano una sezione marginale del conto economico.
Ciononostante la sottostima o sovrastima di queste poste può influire sui risultati finali e sul controllo successivo, data la loro scarsa efficacia di misurazione.
Per evitare quindi che queste spese possano perdere peso nel processo di programmazione, con il rischio di alterare le analisi nel controllo successivo, si suggerisce di adottare almeno due tipologie di approccio per la misurazione e per un loro successivo inserimento nel budget: l’approccio incrementale e l’approccio a base zero.

Approccio incrementale

E’ sicuramente quello più facile ed immediato, e si esplica attraverso la determinazione di una percentuale di spesa incrementale (o decrementale) rispetto a quella dell’esercizio precedente. Spesso si determina sulla base dell’esperienza dei capi o dei responsabili di area/funzione sul “quanto è stato speso l’anno precedente e aggiungendo un x %”. In questo modo non si rimettono in discussione i singoli capitoli di spesa, semmai si considerano necessari anche per il futuro e si presume che siano sostenuti sempre in modo efficiente.
Questo approccio, che ha come lato positivo quello della immediatezza e della semplicità, tuttavia cela degli aspetti negativi, nello specifico non considera:

1. l’efficacia delle prestazioni fornite;
2. l’eventuale lievitazione non controllata dei costi;
3. l’analisi costi/benefici;
4. il rischio di automatismi;
5. il possibile riadeguamento dei costi in base all’inflazione e ad una nuova riprogrammazione dei budget.

Approccio a base zero

Questo approccio (c.d. “zero based budgeting”), invece, determina il valore delle overall expenses discutendole da zero in ogni nuovo esercizio. In particolare, le spese vengono analizzate in funzione degli obiettivi prefissati (driver) e monitorate tramite una attenta analisi costi-benefici.

Un esempio concreto, per capire la differenza tra i due approcci, può essere quello inerente alle spese di ricerca del personale. Molte agenzie di head hunting fatturano, come success fee, una percentuale della RAL del candidato prescelto dopo aver raggiunto positivamente l’accordo con quest’ultimo. Se in questo caso si utilizzasse l’approccio incrementale, non si andrebbero a considerare le nuove assunzioni previste a budget ma si applicherebbe una % di incremento solo sul costo storico, penalizzando l’efficacia dell’informazione. Utilizzando l’approccio a base zero, invece, si ripartirebbe dal budget del personale (driver) e ad esso si applicherebbe una % sulla RAL dei nuovi assunti previsti.

Da questo esempio, si comprende come lo zero based budgeting costituisca sicuramente un metodo più preciso ma anche più complesso, che potrebbe creare un dispendio di tempo, non compensato da sufficienti benefici, laddove venisse utilizzato per analizzare tutte le voci di spesa generali. 

Supporto da parte della contabilità generale

Per evitare questo aspetto negativo, potrebbe venire in aiuto la contabilità generale, in quanto, se opportunatamente redatta e conciliata con la contabilità analitica, permetterebbe di recuperare agevolmente alcune importanti informazioni che sarebbero di supporto ad una corretta stima delle voci in analisi. In particolare, oggi grazie all’aiuto dei sempre più puntuali tool di contabilità generale e di B.I. è possibile dettagliare le spese generali non solo per importo, ma anche per voce e natura della spesa stessa. 

Ad esempio, compilando opportunamente la stringa del campo descrizione degli oneri di revisione legale immettendo la dicitura del fornitore e il riferimento al contratto in essere, si potrebbe estrarre dal sistema le schede contabili di riferimento e il partitario dei fornitori coinvolti, con un notevole risparmio di tempo e con un’alta efficacia dell’informazione nella ricostruzione dell’importo e della spesa citata.

Ancora un altro esempio che fornirebbe un adeguato supporto alla stima delle spese generali per il budget dell’anno venturo è la corretta e dettagliata informazione che si immetterebbe nel campo descrizione, oltre alla corretta imputazione dei campi quantità e prezzo unitario. Si pensi, come esempio, al canone di locazione di un immobile destinato ad usi aziendali, vi è una chiara differenza tra il registrare la fattura imputando solo:

• quantità: 1; prezzo unitario: 15.000 euro; lasciando vuoto il campo descrizione;

e registrandola in quest’altro modo:

• quantità 3; prezzo unitario 5.000 euro; descrizione: “canone di locazione trimestrale ufficio”.

Nel primo caso, in sede di formazione del budget si dovrà andare a recuperare tutta la documentazione sottostante alla spesa per capire il movimento che l’ha generata, mentre nel secondo caso basterà fare un rapido check con il contratto salvato nella intranet aziendale, alla voce spese generali, ed applicare l’approccio zero based per migliorare la stima dell’importo da inserire a budget nell’esercizio successivo.

In conclusione, al fine di efficientare il processo di budget ed allocare in maniera coerente i vari costi alle rispettive voci di conto economico, rispettando le strategie aziendali, è preferibile utilizzare l’approccio a base zero, in quanto una corretta analisi dei costi generali può aiutare l’impresa stessa (soprattutto le PMI) ad evitare un dissipamento di risorse preziose da destinare ad altri dipartimenti limitando l’eccessiva pressione che spesso viene riversata sulla funzione vendite.