Come condurre efficacemente una riunione

La conduzione efficace è un aspetto fondamentale per la determinazione del successo di una riunione. Quali sono i risultati di una buona conduzione?
- partecipazione attiva del gruppo
- predisposizione all'ascolto e alla condivisione
- volontà di partecipare attivamente al raggiungimento dell'obiettivo
- concentrazione e chiarezza
- capacità di gestire i momenti di conflitto
- supporto nelle fasi difficoltose
- rispetto dell'ordine del giorno.
Il conduttore deve favorire un'atmosfera distesa, in cui non ci sia spazio per criticare o ridicolizzare gli interventi dei partecipanti, che al contrario vanno incoraggiati. Deve tenere presente che ad influenzare l'armonia di un gruppo vi sono anche i rapporti interpersonali, le esperienze e il modo in cui essi vedono il futuro. Un gruppo unito e armonico è fondamentale per raggiungere gli obiettivi della riunione.
Per tale motivo bisognerà prestare attenzione ad evitare che la discussione venga monopolizzata da uno o pochi partecipanti e che venga lasciato il giusto spazio per esprimere i dissensi e le opinioni contrastanti. Per coinvolger tutti, ad esempio potrebbe dire: “ Vorremmo conoscere anche l'opinione di..”.(chiamare per nome il partecipante).
Gli interventi personali dovrebbero essere brevi e soprattutto attinenti all'argomento trattato. Se qualcuno dovesse dirottare l'attenzione su questioni diverse, il conduttore dovrebbe intervenire con tatto e riportare la conversazione sui giusti binari (può dire: “Grazie di aver espresso la tua opinione, ma adesso torniamo al punto focale della questione”).
I disaccordi vanno gestiti senza intaccare la dignità di nessuno (mai dire frasi del tipo:” Hai sempre idee stupide”) e cercando sempre di trovare un punto in comune che lasci aperto il dialogo e la voglia di trovare una soluzione (ad es: “non è esattamente quello che pensavo io, ma è un'idea da valutare”). 
Per questo motivo non è produttivo concentrarsi sul soggetto o criticare chi esprime l'opinione, ma tenere la mente focalizzata sulla questione intesa come azione (ad esempio dire: “Per me questa azione che hai fatto è sbagliata”). Se un partecipante si sente attaccato a livello personale, smetterà di collaborare.
Il motivo del dissenso va espresso in modo chiaro, senza generalizzare sull'argomento (es: “non sono d'accordo su questa azione perché...”).
La partecipazione alla riunione va stimolata con domande dirette (es:” Tu cosa ne pensi? Qual' è la tua opinione?”).
Il clima dovrà essere mantenuto sempre su un tono entusiasta e partecipativo. Se si avvertono segni di stanchezza o distrazione, potrebbe essere opportuno proporre un momento di pausa. 
Nel momento in cui tutti hanno espresso la loro opinione ed è chiaro cosa ogni partecipante pensa, sarà necessario fare il punto della situazione partendo dai punti in cui tutti sono di comune accordo. 

Le fasi di una riunione e il verbale
La riunione si divide in tre fasi;
- Fase di apertura: è il momento iniziale, in cui è necessario coinvolgere i partecipanti attraverso un riassunto breve dello scopo della riunione e dell'obiettivo da raggiungere. Per coinvolgerli si può indicare anche cosa ci si aspetta da loro (es: Oggi vorrei conoscere l'opinione di tutti voi su...).
- Svolgimento: durante questa fase di esamineranno uno per uno i punti espressi nell'ordine del giorno (ODG), stabilendo un piano di azione in riferimento ad essi e il ruolo che ciascuno dei partecipanti avrà (Cosa di deve fare? Chi lo farà?). È sempre in questa fase che si stabiliranno gli obiettivi da raggiungere, tenendo conto che dovranno essere in base al modello "SMART (Significativi, Misurabili, Accessibili, Realistici, Tempestivi)". Obiettivi che non sono SMART sono difficili da raggiungere.
- Fase di chiusura: è il momento in cui viene fatto il riassunto di quanto è avvenuto, degli argomenti trattati e degli obiettivi raggiunti. In questa fase viene fornito un feedback sul contributo della riunione e concordato un piano di azione (che dovrà indicare chi agisce, in che modo ed entro quale limite di tempo). Il piano d’azione verrà monitorato nel tempo (follow-up), tramite l'uso di e-mail e/o telefonate. Questo fornirà lo spunto per individuare tutte le aree critiche che necessitano una modifica o un miglioramento.

Durante la riunione non bisogna dimenticare di stilare un verbale, che andrà compilato a rotazione dai partecipanti. Nel verbale si indicherà:
- chi ha partecipato, 
- di cosa si è discusso, 
- gli obiettivi da raggiungere, 
- le scelte fatte 
- il piano di azione concordato. Una copia del verbale va distribuita ad ogni partecipante entro 48 ore dall'incontro. 

Una riunione di successo dipende in gran parte dall'abilità di chi la conduce. Seguendo queste indicazioni, si otterrà un risultato eccellente.

A cura della Dott.ssa Margherita Ciciarelli, Psicologa e Psicoterapeuta
(www.studiopsicologiaclinicagiuridica.com)