Come organizzare e condurre con successo una riunione?

Il termine riunione può riportare alla memoria incontri di gruppo avuti a scuola, in famiglia, a lavoro, in chiesa o in altro luogo. 
Indipendentemente dal ruolo avuto nella riunione (partecipante o conduttore), il ricordo diventa negativo e fastidioso quando l'incontro si è rivelato una perdita di tempo.
Le riunioni possono essere di vario tipo, ma tutte devono avere uno scopo, un'utilità e degli obiettivi da raggiungere. Se questi tre elementi non si concretizzano, la riunione è improduttiva e genera solo frustrazione in chi vi partecipa.
Rifletti su tutte le volte che al pensiero di dover assistere ad una riunione hai provato queste sensazioni, dovute ad esperienze passate. In alcune riunioni ti sarà capitato di avvertire nell'aria una certa tensione dovuta a fattori diversi come la mancanza di comunicazione, il pregiudizio nei confronti dei partecipanti o la divergenza di opinioni e di intenti.

E' quando le parti non riescono a comunicare ed interagire che la riunione si rivela improduttiva e non porta nessun risultato concreto. Perché una riunione abbia successo è fondamentale che chi la conduce entri in sintonia con il gruppo che lo circonda. Se il gruppo avverte di essere considerato dal conduttore più subalterno che partecipante, entra in uno stato psicologico di difesa e smette di collaborare e partecipare per raggiungere l'obiettivo comune. Al contrario, se i partecipanti alla riunione si sentono parte di un gruppo e liberi di esprimersi, sarà più semplice creare un clima sereno che conduca ad una riunione produttiva.

È fondamentale che ogni partecipante alla riunione si senta responsabile della sua riuscita e non un semplice spettatore. Perché questa sia possibile, bisogna saper organizzare e condurre bene la riunione.

A cura della Dott.ssa Margherita Ciciarelli, Psicologa e Psicoterapeuta
(www.studiopsicologiaclinicagiuridica.com)