Come organizzare una riunione di successo
Quando si organizza una riunione, la prima cosa da fare è accertarsi che sia necessaria. Una riunione richiede l'impiego di risorse preziose, prima fra tutte il tempo.
Riunioni non necessarie sono sempre vissute male da chi vi partecipa, in quanto classificate come inutili perdite di tempo. Una volta stabilita la necessità di organizzare una riunione, bisognerà aver chiaro in mente di che tipo di riunione si tratta e il suo scopo.
Esistono:
-Riunioni informative, che mirano semplicemente a fornire alcune informazioni
-Riunioni "di elaborazione", in cui si trattano progetti, analisi e "problem solving". Nell'incontro si analizza il problema, la sua causa e si cerca la soluzione.
-Riunioni "di consultazione", organizzate per raccogliere opinioni su una questione. In questi casi avviene uno scambio di informazioni tra conduttore e partecipanti.
-Riunioni "decisionali", in cui vengono prese delle decisioni. È importante che vengano fatte dal conduttore almeno due proposte tra cui scegliere o decidere.
-Riunioni motivazionali, organizzate per motivare il gruppo e alimentare lo spirito di collaborazione.
Il passo successivo sarà stabilire l'obiettivo che si intende raggiungere e quali argomenti andranno affrontati.
Gli argomenti saranno indicati nell'ordine del giorno (ODG), che verrà poi fornito ad ogni partecipante. I punti dell'ordine del giorno potrebbero essere presentati in forma di domanda, così da rendere chiara la necessità di trovare una risposta, ovvero una soluzione.
Una riunione ben organizzata include:
- La determinazione dell'orario di inizio e della sua durata totale; questo significa anche stabilire quanto tempo dedicare ad ogni argomento da trattare.
- La determinzione del luogo (setting), che dovrà risultare accogliente, silenzioso, pulito e sufficientemente spazioso.
- La determinazione di chi saranno i partecipanti, avendo cura di invitarli in anticipo e assicurandosi che abbiano a disposizione tutte le informazioni necessarie, ovvero la data, l'orario, la durata, il luogo, lo scopo della riunione e l'ordine del giorno. Il numero dei partecipanti dovrebbe essere compreso in un numero fra cinque e otto persone, così da facilitare l'interazione del gruppo e il giusto grado di produttività ed evitare allo stesso tempo la formazione di sottogruppi che ostacolerebbero il buon andamento della riunione.
- La determinazione del ruolo che ogni partecipante avrà negli argomenti da trattare.
A cura della Dott.ssa Margherita Ciciarelli, Psicologa e Psicoterapeuta
(www.studiopsicologiaclinicagiuridica.com)
