Il budget del personale al centro delle strategie aziendali

A seguito del susseguirsi degli eventi economici e sociali che hanno caratterizzato gli ultimi decenni, si è potuto osservare la radicale evoluzione del “modo di fare e gestire” un’azienda, anche con riferimento alla gestione del personale. Oggi, le risorse umane di un’azienda “sana”, sono programmate e gestite attraverso una vision d’insieme possibilmente con riferimento al medio-lungo termine e adattata agli obiettivi che si intendono perseguire. In quest’ottica, è fondamentale saper elaborare, monitorare ed analizzare il capitale umano in termini di costo, attraverso la predisposizione e l’attuazione del budget del personale.

Il budget del personale può essere definito, quindi, come lo strumento di programmazione, controllo, manovra e valutazione del costo del lavoro, inteso quale grandezza economica, volto alla definizione delle decisioni strategiche aziendali in modo da delineare in maniera precisa l’architettura aziendale. Scopo primario di questo strumento è, pertanto, quello di quantificare il costo della forza lavoro e può essere studiato ed elaborato sia a livello previsionale, confrontando i dati con le prospettive di sviluppo future, sia a livello consuntivo, controllando quanto i risultati ottenuti risultino in linea o meno rispetto a quanto era stato pianificato. Il budget del personale è, però, anche un importante strumento di comunicazione, intesa sia dal punto di vista interno (coordinamento tra l’amministrazione del personale  e la contabilità aziendale/controllo di gestione) che esterno (nei confronti delle istituzioni, delle autorità, dei media, dei sindacati ) all’azienda.

Infine, le finalità principali perseguite sono di tipo:

• direzionale: utile per valutare la sostenibilità economica e finanziaria al raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• di controllo: utile per il monitoraggio e la verifica dei costi;
• di coordinamento: volge alla produttività individuale o di gruppo sempre con lo scopo del raggiungimento degli obiettivi preposti.

Con riferimento agli elementi di costo (ma di conseguenza anche di risparmio) si possono individuare tre macro categorie:

1. ​derivanti da scelte aziendali in materia di gestione e amministrazione del personale, di politiche retributive e di organico necessario per raggiungere gli obiettivi;
2. derivanti dall’applicazione della contrattazione collettiva (nazionale, territoriale, aziendale) e individuale;
3. derivanti da obblighi legislativi, atti amministrativi e giudiziari.

Per quanto concerne la loro modalità di attribuzione, invece, i costi vengono suddivisi tra:

• diretti: imputabili in maniera certa ed univoca ad un solo oggetto di costo (prodotto, commessa, reparto, stabilimento, ecc.)
• indiretti: riconducibili a due o più oggetti di costo (per questa classe di costi manca una relazione specifica con l'oggetto di costo considerato; si tratta cioè di costi comuni a più oggetti di costo come ad esempio i costi delle funzioni generali come amministrazione e contabilità, segreteria, direzione, i costi dei servizi ausiliari). 

Focalizzandosi sul costo del personale, le principali voci che compongono i costi diretti sono rappresentati dalla retribuzione corrente mensile, dalle mensilità aggiuntive a retribuzione differita (es. 13esima), dai premi o bonus a singoli dipendenti o categorie (non potendo predeterminare la spesa effettiva, si procederà col stabilire l’ammontare massimo), dalla stima delle ore di straordinario e dal TFR; mentre le principali voci che compongono i costi indiretti possono essere individuate nei costi sostenuti dalle aziende per gli oneri sociali (in particolare: contributi previdenziali; premi per l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni; eventuali fondi di previdenza complementare e di assistenza sanitaria integrativa).

Ai fini della predisposizione del budget del personale, innanzitutto, occorre distinguere tra due diverse tipologie:

1. BUDGET DEL PERSONALE CON L’APPROCCIO INCREMENTALE: rappresenta la forma più tradizionale nell’elaborazione del budget del personale ed è basato sulla “logica incrementale”, secondo la quale l’obiettivo di costi previsto nel budget riferito all’anno futuro è individuato sulla base dei costi dell’ anno precedente, incrementati per tener conto sia degli sviluppi previsti nelle attività che li generano, sia di altre circostanze che ne possono influenzare il livello. Secondo questo approccio, i costi del lavoro sono stimati tenendo in considerazione l’incremento di organico previsto per l’anno al quale il budget si riferisce, nonché gli aumenti delle retribuzioni attesi o previsti.
2. BUDGET DEL PERSONALE CON L’APPROCCIO A “BASE ZERO”: l’approccio a base zero si è andato diffondendo solo recentemente, in conseguenza dell’aumento delle dimensioni e delle complessità strutturali delle aziende, fenomeno questo che ha sollecitato una maggiore attenzione della direzione d’impresa al problema della riduzione dei costi. La logica a “base zero” prescinde dall’obiettivo di costo dell’anno precedente e impone a ciascun centro di budget la verifica delle attività da porre in essere per raggiungere gli obiettivi assegnati, al fine di accertarne le effettive risorse necessarie.

Inoltre, a seconda del modello organizzativo e decisionale aziendale, si è soliti distinguere anche tra due approcci di elaborazione:

1. CRITERIO TOP DOWN: in cui il processo decisionale ha una direzione che va dall'alto al basso della linea gerarchica; ciò significa che è il vertice aziendale a decidere l’assetto complessivo di risorse e costi che verranno successivamente distribuiti.
2. CRITERIO BUTTOM-UP: in cui il processo decisionale ha una direzione che va dal basso verso l'alto della linea gerarchica; ciò significa che la quantità complessiva di risorse e costi sarà data dalla sommatoria delle necessità esistenti nei vari settori aziendali.

Dal punto di vista operativo, la costruzione del budget può avvenire attraverso le seguenti fasi:

1. analisi dei dati storici: è necessario analizzare i dati consuntivi pregressi da cui è possibile ricavare informazioni di particolare importanza: assenze; straordinari; turn over; ferie; permessi; ecc.
2. analisi della composizione dell’organico e determinazione del fabbisogno di manodopera: è effettuata in ore lavorate sulla base del budget di produzione. Dopo aver realizzato il budget delle vendite (volumi, prezzi, ricavi), si fa una stima delle rimanenze iniziali di prodotti e servizi e si decide la quantità di rimanenze finali, stabilendo così la quantità da produrre (budget della produzione).
3. analisi degli elementi contributivi e retributivi (leggi, contratti, regolamenti, ecc.): bisogna tener conto delle opportunità e delle regole offerte in materia di flessibilità del lavoro e di incentivazioni all’occupazione, delle politiche retributive interne, dei programmi di formazione (obbligatoria e facoltativa), dei costi che possono derivare dalla contrattazione collettiva, dalle disposizioni legislative (già operative o in fase di concretizzazione) e di eventuali costi aggiuntivi derivanti da contenziosi in atto e/o prevedibili.
4. applicazione della politica retributiva aziendale: è importante andare ad analizzare tutte le operazioni di mantenimento, incremento o riduzione della popolazione aziendale e tutta la politica legata al welfare e compensation and benefits;
5. analisi dell’incidenza dei servizi legati al personale e altri costi: di norma vengono analizzati, come budget separato, i costi aggiuntivi di carattere generale legati alla presenza del personale (spese generali: es. mensa o strumenti alternativi; pulizia uffici;  gestione alloggi; ecc.).

Una volta effettuata la costruzione del budget, di fondamentale importanza è il sistema delle “performance measurement”. In base a tale sistema gli indicatori di performance, ovvero rapporti e quozienti che esprimono relazioni significative tra dati economici, tecnico-quantitativi e qualitativi e permettono di evidenziare delle informazioni strategiche, di monitorare i risultati raggiunti e di dare dei segnali d’ allarme o successo sulle performance dell’azienda, giocano un ruolo centrale. Tramite gli indicatori di performance è possibile monitorare e gestire le “variabili chiave”, ovvero dei dati che rappresentano dei fattori determinati per il successo dell’azienda.

Tra i più importanti indicatori del costo del personale ci sono:

• Costo medio del personale = costo complessivo / annuo organico medio
• Indice di incremento medio del costo del personale = costo medio anno N / costo medio anno N-1
• Costo orario del personale = costo complessivo annuo / ore lavorate
• Incidenza del costo del personale sul valore della produzione = costo complessivo annuo / valore della produzione
• Fatturato per addetto = fatturato / organico medio
• Incidenza costo del personale sul valore aggiunto = costo complessivo annuo / valore aggiunto
• Tasso turnover = (entrati + usciti nel periodo di riferimento) / (organico medio del periodo di riferimento) x 100
• Tasso di sopravvivenza dei nuovi assunti = (numero nuovi assunti rimasti) / (numero nuovi assunti entrati) x 100
• Costi per partecipanti alla formazione = totale costi di formazione / partecipanti
• Indice di frequenza dell’ assenteismo = (numero casi di assenza) / (organico medio) x 100
• Indice di gravità dell’assenteismo = (numero giorni di assenza) / (organico medio) x 100
• Costo reclutamento per candidato = totale dei costi diretti di reclutamento/candidati esaminati
• Costo di reclutamento per assunto = totale dei costi diretti di reclutamento /  candidati assunti
• Costo di selezione per assunto = totale dei costi diretti di selezione / totale degli assunti
• Costo di selezione per intervistato = totale dei costi diretti di selezione / totale degli intervistati
• Indice di successo dell’inserimento = (numero di assunti che superano il periodo di prova) / (assunti) x 100

La predisposizione del budget del personale attraverso l’analisi dei costi, pertanto, rappresenta un’attività imprescindibile per tutte le aziende, diventando uno strumento d’importanza altamente strategico sia per l’affermarsi in un determinato mercato di riferimento sia per il raggiungimento del successo, inteso nella sua più ampia concezione.

Bibliografia e Sitografia

• www.risorseumane-hr.it
• www.aidp.it
• Dott. Vinci, “Il Budget del personale”, Lezione tenuta durante il Master in direzione del personale, Meliusform Business School
• Sabatini A., “Budget del personale attraverso l'analisi dei costi”, articolo EBC Gestione Risorse Umane
• Brisciani M., Asotti A., Gheido M., “Budget del Personale”, Ipsoa, 2007
• AA.VV. centro studi normativa del lavoro, “Il costo del lavoro. Consuntivazione, analisi e budget”, Seac, 2018

A cura di D. Andreoli e J. Girelli (partecipanti dell'Executive Master in Direzione del Personale)

​Questi ed altri temi sono affrontati nei Master in Gestione del Personale.