Parliamo di trasferte

La trasferta è stato ed è uno degli strumenti maggiormente utilizzati dalle aziende. L’attuale pandemia ha fortemente limitato l’uso di questo istituto a causa delle regole pandemiche e del lockdown, ma nella ripresa a cui stiamo assistendo è compresa anche la mobilità. È opportuno fare un refresh, quindi, delle norme che regolano l’istituto per poter tornare ad applicarlo. Lo faremo in un’ottica operativa, cercando di dare degli spunti concreti.
In senso giuridico la trasferta, insieme a distacco e trasferimento, si occupa di normare la variazione del luogo della prestazione rispetto a quello indicato nella lettera di assunzione. La trasferta, si differenzia dal distacco perché, in quest’ultimo, è l’interesse preminente del distaccante ad essere elemento qualificante. Come accade spesso nel nostro paese, è stata la giurisprudenza ad aver definito la temporaneità dello spostamento nella trasferta quale elemento distintivo rispetto, ad esempio, al trasferimento. Le norme di legge, infatti, non riportano alcuna definizione della trasferta né alcun limite temporale per la sua durata.
Non ho accennato al trasfertismo, un altro istituto che rientra nel novero delle variazioni, perché rappresenta un elemento gestionale. Per esserci trasfertismo (con tutte le conseguenze in termini di imponibile) ci devono essere queste condizioni:

• mancata indicazione, nel contratto o nella lettera di assunzione, della sede di lavoro;
• svolgimento di un'attività lavorativa che richiede la continua mobilità del dipendente;
• corresponsione al dipendente, in relazione allo svolgimento dell'attività lavorativa in luoghi sempre variabili e diversi, di un'indennità o una maggiorazione di retribuzione in misura fissa, attribuite senza distinguere se il dipendente si sia effettivamente recato in trasferta e dove la stessa si è svolta.

Premesso tutto questo, entriamo nel vivo dell’argomento andandoci ad occupare del trattamento fiscale e previdenziale che è il vero elemento distintivo della trasferta.
Il regime fiscale e previdenziale della trasferta è diviso da uno spartiacque: i limiti del territorio comunale; infatti, a seconda che la trasferta venga fatta nel territorio comunale o fuori di esso, i comportamenti fiscali e contributivi richiesti all’azienda sono diversi.

La trasferta in ambito comunale

La distinzione del luogo dove si effettua la trasferta è assolutamente essenziale perché, se la trasferta avviene nell'ambito del Comune in cui si trova la sede di lavoro, le indennità e alcuni rimborsi ad essa collegate sono imponibili (fiscalmente e previdenzialmente). Sono imponibili anche i rimborsi chilometrici.
La sola eccezione riguarda i rimborsi delle spese di trasporto, provate per mezzo di documenti rilasciati dal vettore (i biglietti dei mezzi pubblici quali autobus, ferrovie metropolitane o le ricevute dei taxi o documenti del carsharing), che devono avere la data o la validazione dello stesso giorno in cui è stata effettuata la trasferta stessa. 
La norma parla di territorio comunale e, relativamente alla grandezza di quest’ultimo, è stato più volte sottolineato che, qualunque sia la sua estensione, la normativa applicabile è comunque la stessa.
È da tenere presente, inoltre, che del comune e della sua ampiezza fanno parte sobborghi e frazioni; così anche in comuni molto sviluppati sul territorio (ad esempio Roma) la distanza percorsa non ha alcun valore e l’imponibilità è regolata con le stesse norme del comune di Boffalora d'Adda (Lodi). Il dipendente che effettua una trasferta in ambito comunale, per avere diritto al rimborso delle spese sostenute, al rientro dovrà presentare una distinta dei costi sostenuti allegando i documenti giustificativi originali. 

La trasferta fuori del comune di lavoro

Ci sono tre modi con cui si può trattare la trasferta dal punto di vista retributivo/risarcitorio (e nella collegata gestione contributiva e fiscale)

• a) metodo analitico,
• b) metodo misto,
• c) metodo forfettario.

Il modo analitico, ovvero quello a piè di lista.
Questa tipologia di rimborso non prevede alcun limite di spesa per l’esenzione (fiscale e contributiva) per trasporto, alloggio e vitto.
Esaminiamo di seguito le varie tipologie di spesa che si possono incontrare in questo contesto.
Trasporto
Le spese sono tutte quelle di spostamento ed includono tutti i possibili vettori (aereo, nave, treno, taxi) e le spese accessorie, come i pedaggi autostradali.
Rientrano in questa fattispecie anche gli importi ottenuti attraverso il sistema del cosiddetto rimborso chilometrico (che si ottiene con l’uso delle tabelle ACI), in caso di autorizzazione ad usare la propria autovettura. L’indennità chilometrica fuori del comune non risulta imponibile.

Alloggio 
Rientrano in quest’ambito tutte le tipologie abitative (oltre agli hotel anche ad esempio i residence).

Vitto
È il consueto rimborso delle spese per consumi in ristoranti, trattorie o pubblici esercizi.
Si possono includere le spese sostenute per cibo in rosticcerie o in esercizi “take away” (anche fast food), ovvero per acquisti di alimentari abbinati a permanenza in residence in cui il dipendente può prepararsi il pasto da solo. Attenzione, però, al concetto di inerenza previsto per tutte le spese della trasferta che in questo caso assumono un significato specifico. Inerenza vuol dire che debbono riguardare la trasferta. Per la presenza in albergo si ritiene logico far rientrare nelle spese tutte quelle accessorie alla permanenza (acqua dal frigobar). 

Spese varie
Il lavoratore ha anche a disposizione una cifra forfettaria (superata la quale l’ulteriore risulta imponibile) di euro 15,49 (25,82 all’estero) per le cosiddette “altre spese”.
In questo contesto rientrano tutta una pletora di costi non facilmente identificabili in maniera esaustiva, quali le mance, le spese telefoniche, le spese di stiratura e lavanderia, ecc...
Per queste spese non è necessaria alcuna documentazione, ma è assolutamente indispensabile l’attestazione di spesa del dipendente nella richiesta di rimborso con una analiticità molto dettagliata.
L’esenzione è relativa alla giornata per cui tutte le varie spese si cumulano e, come abbiamo detto, il superamento della soglia rileva come reddito imponibile la parte oltre soglia. Se, per esempio, per spese telefoniche il dipendente ha speso 10,00 euro e per mance 15,00 euro, per un totale di 25,00 euro (supponendo che la trasferta si svolga in Italia) la parte imponibile sarà di euro (25,00-15,49) = 9,51 euro.
Un regime particolare lo hanno le spese di parcheggio. Il rimborso al dipendente delle spese di parcheggio, si configura quale rimborso di spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto ed alloggio, quindi:

• è assoggettabile interamente a tassazione, laddove il datore di lavoro abbia adottato i sistemi del rimborso forfettario e misto;
• rientra tra le “altre spese” (ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio), escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo massimo di 15,49 euro giornalieri (25,82 per le trasferte all’estero) nei casi di rimborso analitico.

Rimborso Misto
Il sistema di rimborso misto è così denominato in quanto rappresenta un insieme dei sistemi forfettario e analitico. Si tratta di un sistema che pone dei limiti nel rimborso di alcune spese (mentre per viaggi e trasporti vi è il rimborso indipendentemente dalla somma spesa) secondo i seguenti rapporti:

• a) il rimborso delle spese documentate di alloggio o, in alternativa, di vitto, a cui si può sommare una indennità forfetaria di 30,99 euro al giorno (corrispondente ad una riduzione di un terzo del tetto di 46,48 euro previsto con il sistema forfettario). 
• b) il rimborso delle spese documentate di alloggio e di vitto a cui si può sommare una indennità forfettaria di 15,49 euro al giorno (riduzione di due terzi del tetto di 46,48 euro).

Tutti gli importi forfettari o documentati, che superino i predetti limiti o le predette tipologie, sono soggetti a tassazione.

Rimborso forfettario
È il rimborso che prevede, indipendentemente dai costi sostenuti (esclusi quelli per il trasporto rimborsabili comunque, aerei, taxi., etc.) un’indennità di trasferta esente pari a 46,48 euro. Questa cifra rimane nella sua interezza anche se la trasferta è inferiore alle ventiquattro ore.
Anche in questo caso può essere erogato il rimborso chilometrico in caso di utilizzo della propria autovettura.

Le trasferte all’estero (ovvero fuori del territorio nazionale)

Per le trasferte fuori del territorio nazionale le norme rimangono le stesse ma cambiano gli importi ed esattamente:

• a) sistema analitico: il limite di rimborso esente delle spese diverse da quelle di vitto, alloggio, viaggio e trasporto è elevato a 25,82 euro al giorno contro 15,49 euro per quelle sostenute in Italia;
• b) sistema forfetario: il limite dell'indennità di trasferta giornaliera è elevato a 77,47 euro contro 46,48 euro per le trasferte effettuate in Italia;
• c) sistema misto: i limiti massimi dell'indennità di trasferta esente sono innalzati a 51,65 euro (in caso sia applicabile la riduzione di un terzo) e 25,82 euro (nel caso sia applicabile la riduzione di due terzi).

A cura di D. Trotti, Presidente regionale AIDP Lazio, Consulente del Lavoro in Civitavecchia e Docente in area Gestione del Personale. 

Questi ed altri temi sono affrontati nei Master in Gestione del Personale.